「今月も請求書を発送しなければ……」「遠方のご家族から『届いていない』と電話が来た……」——介護事業所の毎月末、こんな光景に心当たりはありませんか。
ご利用者さまだけでなく、離れて暮らすご家族への介護請求書の郵送業務は、事務ご担当者さまの負担として地味に重くのしかかっています。
この記事では、なぜ請求書の家族共有がこれほど手間になるのかを整理したうえで、スマートフォンひとつで解決できる方法をご紹介します。
なぜ「請求書の家族共有」はこんなに大変なのか
郵送先が複数になることで作業量が倍増する
介護サービスの費用は、ご本人だけでなく、キーパーソンとなるご家族が管理・支払いをしているケースが少なくありません。
しかし、ご本人とご家族の住所が異なる場合、請求書を2通、3通と印刷・封入・郵送する必要が出てきます。事業所によっては、ご利用者さま一人あたり複数枚の発送が当たり前になっていることもあるでしょう。
「届いていない」「見当たらない」問い合わせ対応の負担
郵送には、配達までのタイムラグがつきものです。「まだ届いていません」「前回の請求書をなくしてしまって」といった問い合わせへの対応も、事務ご担当者さまの時間を奪います。
特に月末月初は、本来の請求業務と並行してこうした対応に追われ、残業の原因になるケースも少なくありません。
郵送コストが年間の経費を圧迫する
1通あたりの費用は小さく見えても、「ご利用者数×ご家族分×毎月」となると、年間では決して小さくない金額になります。印刷代、封筒代、人件費まで含めると、事業所にとって見えにくいコストのひとつになっているのです。
解決策：請求書は「送る」ものから「アプリで共有する」ものへ
こうした課題を解決する方法が、電子請求・決済アプリ「PAYLY（ペイリー）」です。
ご本人もご家族も、同じ請求書をスマートフォンで確認できる
PAYLYなら、専用アプリへQRコードでログインするだけで、ご利用者さまはもちろん、離れて暮らすご家族も同じ請求内容をスマートフォンで確認できます。
「実家の親の請求書を、遠方に住む自分のスマートフォンでも見られる」という状態になるため、郵送を待つ必要がなく、家族間での情報共有もスムーズになります。
スマートフォンの操作に不安があるご高齢の方向けに、迷わず使えるシンプルなUIを採用。スマートフォンをお持ちでない方にはSMSによる通知が可能なほか、必要に応じて紙の郵送を併用することもできます。
印刷・封入・郵送のコストと作業時間を削減
請求書の印刷、折込、封入、郵送という一連の作業が不要になれば、郵送実費だけでなく、事務作業にかかる時間も削減できます。
公式サイトに掲載している導入事例では、年間2,920万円かかっていた郵送関連コストが、PAYLY導入後は年間826万円となり、約72％削減されました。手作業が減ることで、ご利用者さまへの対応や記録業務など、本来注力すべき仕事へ時間を充てやすくなります。
今使っているシステムはそのまま。初期費用0円で始められる
「システムを入れ替えるのは大変そう」と感じる方もご安心ください。PAYLYは、現在ご利用中の販売管理システムや自社開発システムと連携できる設計です。
初期費用0円・従量課金制のため、無駄なコストをかけずにスモールスタートできます。さらに、クレジットカードやID決済などのキャッシュレス決済にも対応しているため、集金管理の手間そのものを減らすことも可能です。
まとめ：小さな一歩が、事務作業の大きな負担軽減につながる
離れて暮らすご家族への請求書の郵送は、これまで「仕方のない業務」として受け入れられてきたかもしれません。
しかし、専用アプリによる共有に切り替えるだけで、印刷・封入・郵送の手間、問い合わせ対応、コストという3つの負担を同時に軽くできます。
「自事業所でも導入できるか知りたい」「まずは資料だけでも見てみたい」という方は、ぜひ一度PAYLYの資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。日々の請求業務を、もっとシンプルに変えていきましょう。
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